Родился ребенок

Я выиграла Green card будучи беременной. Мы с мужем подготовили и отправили пакет документов и через несколько недель у нас родился ребенок. В настоящий момент требуется сообщить о рождении нового члена нашей семьи. Каким образом это можно сделать? Пишется ли это письмо в произвольной форме или есть какая то установленная форма? Можно ли отправить информацию по e-mail? Нужна ли на данном этапе фотография ребенка и свидетельство о рождении?